Die im Outlook hinterlegten Signaturen, insbesondere die in der Cloud gespeicherten und Sonderzeichen wie ö, ü, ä und ß enthalten, werden laut Berichten der User seit Tagen nicht mehr korrekt angezeigt. Das Problem liegt offenbar an einer fehlerhaften Zeichenkodierung. Fälschlicherweise werden die Signaturen von Outlook mit der Kodierung Windows-1252 anstatt mit UTF-8 gespeichert bzw. synchronisiert. Dies führt dazu, dass die Umlaute und das scharfe S (ß) beim Abruf oder nach einem Neustart falsch dargestellt werden. Hier handelt es sich offenbar um einen systemweiten Fehler, der besonders dann auftritt, wenn Sie Ihre Signaturen auf mehreren Geräten verwenden. Microsoft arbeitet vermutlich bereits an einer dauerhaften Lösung.
Hier ist eine Übersicht der Lösungsansätze, die derzeit diskutiert werden:
Sie können die Cloud-Speicheroptionen deaktivieren:
Viele Administratoren empfehlen, die Option „Store my Outlook settings in the cloud“ (bzw. „Cloudspeicheroptionen“) zu deaktivieren, da das Problem überwiegend bei cloudgespeicherten Signaturen auftritt. Wenn man dieser Empfehlung folgt, werden die Signaturen lokal im Profil gespeichert, und das Problem tritt nicht mehr auf.
Sie können die Signaturdateien manuell umkodieren:
Öffnen Sie die HTML-Datei der Signatur in einem Editor wie Notepad++, wechseln Sie unter „Codierung“ auf UTF-8 und konvertieren Sie die Datei anschließend in ANSI. Dadurch wird der korrekte Zeichensatz in der Datei gesetzt und das Problem behoben.
Sie können ein spezielles Tool verwenden:
Es gibt verschiedene Tools (z. B. über GitHub bereitgestellt), die eine fehlerhafte Kodierung der Outlook-Signaturen automatisch korrigieren können. Sie analysieren die .htm-Dateien und passen den Zeichensatz entsprechend an, sodass die Sonderzeichen wieder korrekt dargestellt werden.
Unsere Empfehlung:
Falls Sie von dem Fehler betroffen sind und nur wenige E-Mails versenden, empfehlen wir, die Signatur beim Versenden manuell zu korrigieren. Da Microsoft den Fehler voraussichtlich beheben wird, können Sie alternativ eine der oben genannten Lösungen selbst umsetzen – sofern Sie dazu in der Lage sind – oder uns kontaktieren.
